En tant qu’hôtelier, vous êtes en proie à des obligations légales très contraignantes en matière de facturation et d’encaissement (main courante, traitement comptable, fiscalité, etc…). Pour garantir votre conformité, vous êtes tenu de maintenir une gestion rigoureuse de toutes ces opérations. Pour cela, vous pouvez compter sur votre logiciel PMS hotelier… à condition qu’il soit suffisamment complet et respectueux des règles pour vous offrir les fonctionnalités indispensables à l’encaissement et la facturation des clients ! Tour d’horizon des bonnes pratiques à respecter.

 

La facturation hotelière “centralisée”


facturation hoteliereLes voyageurs sont de plus en plus attentifs à l’expérience qui leur est réservée dans l’hôtellerie. Les établissements redoublent donc d’efforts pour satisfaire cette clientèle parfois très exigeante.
Objectif : lui offrir une expérience unique ! (À ce sujet, découvrez les 10 commandements pour une expérience de rêve.)

Concernant la facturation au sein de votre hotel, le premier enjeu est de fluidifier le parcours client, afin d’éviter à vos convives la contrainte d’être encaissé pour chaque prestation.

En effet, la tendance est plutôt à la facturation hotelière “centralisée”. C’est-à-dire que le voyageur ne reçoit qu’une seule facture à régler, à la fin de son séjour, pour toutes ses consommations. Il passera ainsi un meilleur moment dans votre hotel, car il ne devra jamais interrompre ses activités pour payer la note. Il ne sera même pas obligé d’avoir un moyen de paiement sur lui au sein de votre établissement ! Son expérience sera donc plus fluide durant son séjour ; il sera peut-être même incité à consommer davantage. De votre côté, vous centraliserez l’ensemble des prestations sur une seule et même facture, payée au départ du client. Tout le monde y gagne.

Le second enjeu, en apparence paradoxal, est de vous adapter en temps réel aux demandes de toute nature que formulent vos clients au moment de régler. Cela peut concerner le partage de facture, le report d’une note sur une autre, les encaissements fractionnés, etc. Vous devez être en mesure d’y répondre favorablement. Tout en conservant une traçabilité de vos opérations, qui vous sera demandée en cas de contrôle.

 

Le paiement mobile pour la facturation hotelière

facturation hotelLa dématérialisation des factures représente un levier intéressant de modernisation pour les acteurs de l’hôtellerie. La facture papier tend à disparaître avec l’essor de nouveaux systèmes de paiement en ligne.

Alors, si vous n’optez pas pour la facturation centralisée, sachez que le paiement mobile est très plébiscité ! Le voyageur n’a, là encore, plus besoin d’avoir son portefeuille au sein de votre hôtel : la facturation des prestations hotelières se fait directement via son smartphone. Et ce, dans tous les points de vente (bar, spa, restaurant, boutiques…).

Le paiement mobile fluidifie ainsi l’expérience client. Mais facilite également le quotidien du personnel hôtelier. Les voyageurs apprécieront la liberté qui leur est offerte. Et les employés rencontreront moins de difficultés à obtenir le règlement des clients.

De plus, le traitement comptable intégré des encaissements est un gain précieux de temps et évite les erreurs de ressaisie. Une fois de plus, tout le monde y gagne, client et personnel !

 

Facturation hotelière, gestion comptable et conformité légale

faciliter facturation hotelCe n’est pas nouveau, la conformité légale au niveau de la facturation hotelière est non négociable ! Ce qui est nouveau en revanche, ce sont les systèmes de gestion PMS permettant de gérer efficacement ce volet, comme Hotel Optimiser.

Vous en avez peut-être vous-même fait les frais : la plupart des logiciels dédiés à l’hôtellerie ne proposent pas une gestion comptable satisfaisante des établissements. Les changements des formats réglementaires ne sont pas respectés, les chiffres d’exploitation et les chiffres comptables ne concordent pas toujours, la régularité des différentes déclarations comptables et fiscales s’en ressentent

Bref, l’hôtelier ne peut pas se reposer sur son logiciel pour traiter ses opérations comptables.

Pourtant, la technologie a justement vocation à rassurer l’hôtelier. Celui-ci doit absolument pouvoir compter sur sa solution de gestion hotelière PMS pour rester en conformité avec les dispositions légales auxquelles il est soumis.

Avec des plateformes PMS complètes et développées par des experts du métier, comme Hotel Optimiser, l’hôtelier est entièrement assisté pour ses opérations comptables d’exploitation  (recettes d’exploitation, facturation des ventes, formats des documents, pertinence des chiffres, clôture de main courante, déclaration de la TVA, des taxes de séjours, etc.). Le système s’en charge de façon automatique et sécurisée.

 

Facturation hotelière centralisée, paiement mobile… Tout professionnel a intérêt à moderniser ses pratiques en matière de facturation et d’encaissement. Mais pour que cela soit le cas, vous avez intérêt à vous équiper d’une solution de gestion (PMS) à la pointe. Celui-ci sert de garde fou, de gage de sérénité pour sécuriser votre comptabilité et rester en conformité avec la loi, en toute simplicité.

 

Jérôme Caillet

Par Jérôme Caillet, le 02/05/2019

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